电力资料员如何规范资料借阅流程，提升管理效率？

电力资料员如何规范资料借阅流程，提升管理效率？

作为一名在电力行业从事了多年资料管理工作的“老资料员”，我深刻体会到，资料借阅管理看似是后勤辅助工作，实则是保障项目进度、技术传承和合规审计的关键环节。尤其在国网公司推行数字化转型和精细化管理的背景下，一套规范、高效的借阅流程至关重要。下面，我就结合工作实际和一些行业标准，聊聊我的看法。

一、流程标准化：把“人治”变成“法治”

很多单位的资料借阅还停留在“打声招呼就拿走”的阶段，这极易导致资料丢失、责任不清。规范化的第一步，就是建立清晰的标准化流程。一个完整的借阅流程应至少包含：线上申请→审批（根据密级和重要性分级）→领取（身份核验与实物交接）→使用监督→归还与核销。

这里的关键是“分类管理”和“期限差异化”。不能所有资料都“一刀切”。例如，普通的技术图纸、施工日志，可以设定7-15天的固定借阅期；而对于涉及核心技术、未公开的科研成果或重要的原始合同等珍贵资料，则应采用“弹性审批制”，需部门负责人乃至公司领导审批，并约定更严格的保密和使用要求。《电力企业档案管理规范》中也明确要求，应根据档案的价值和保密等级，制定不同的利用手续和权限。

二、技术赋能：从“手工账本”到“智能管家”

技术是提升效率最直接的抓手。过去靠Excel登记、靠人脑记忆，现在完全可以借助信息化系统实现飞跃。

基础应用：为每份资料粘贴条形码或RFID标签，利用手持终端进行扫描登记，借还操作瞬间完成，出错率极低，还能自动记录操作人、时间点，形成不可篡改的电子流水账。

进阶整合：将资料管理系统与公司的门禁、OA系统对接。员工申请借阅时，系统可自动调取其权限信息进行校验；借阅到期前，系统能自动通过企业微信或短信推送提醒，甚至能设置逾期自动冻结其后续借阅权限的功能。这背后依赖的是对借阅记录数据的结构化存储与分析。

安全强化：对于核心敏感资料，可引入人脸识别或刷卡进行身份二次核验，确保“人、证、权限”三统一，防止冒领。部分对数据完整性要求极高的单位，甚至开始探索将关键资料的借阅流转记录进行区块链存证，以实现全程可追溯、防篡改。

三、风险管理与制度保障：筑牢安全防火墙

技术再先进，也需要制度的约束和人的执行。国网新沂市供电公司的做法就很有代表性：他们坚持“统一领导、分级负责、综合管理”原则，不仅把制度上墙，更通过加强档案业务培训、学习《档案法》等方式，提升全员的档案意识。

在借阅环节，我特别推崇建立“借阅信用积分体系”。可以初始赋予每位员工一定的信用分值。发生资料逾期归还、轻微损坏等情况时扣分；信用分降低到一定阈值，则自动限制其借阅范围或并发数量；若发生资料丢失、严重损毁或泄密，则需启动责任追溯，并执行明确的赔偿与处罚标准。这套体系将员工的借阅行为与个人信用挂钩，能从源头减少违规冲动。

定期的实物盘点必须坚持。系统记录与实物库存应定期（如每季度）核对，确保账实相符。盘点最好采用“双人核查制”，互相监督，及时发现并处理问题。

四、政策驱动与价值挖掘：让资料“活”起来

规范借阅不仅仅是为了“管住”资料，更是为了“用好”资料。国家层面持续推动数字化转型，《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求提升档案利用服务能力。对电力企业而言，规范、完整的借阅数据本身就是一座金矿。

通过对借阅记录的深度分析，管理者可以清晰看到：哪些项目、哪类技术资料被频繁查阅？哪些历史故障处理方案被反复调用？这些数据能为技术培训内容优化、备品备件库存设置、甚至未来项目规划提供强有力的数据支撑。例如，如果某型号设备的维护手册借阅率突然升高，可能预示着该批次设备进入了故障高发期，提醒运维部门提前关注。

规范电力资料借阅流程，是一个“流程标准化打基础、技术工具提效率、信用制度防风险、数据洞察创价值”的系统工程。它绝不是资料员一个岗位的事，而需要企业从制度、技术、文化多个层面协同推进。当每一份资料的流转都清晰可查、安全可控时，它所带来的效率提升和风险规避效益，将远超我们的想象。