建筑资质申报合同中关于资料归档的要求

在建筑资质申报合同中，必须清晰界定各方需归档的文件范围及责任归属：

1.甲方提供的基础申报材料：主要包括企业的基本资质证明、财务审计报告、主要技术人员资格证书及业绩证明材料等。这些文件是资质申报的根基，其完整性和真实性由甲方负责。

2.乙方在服务过程中产生的过程文件：包括但不限于资质申请咨询记录、与审批部门的沟通函件、以及根据甲方情况制定的申报方案等。这类资料由乙方负责形成、编制与初步保管。

3.合同履行相关的管理文件：例如合同本身及其补充协议、付款凭证、以及双方重要会议的纪要。这些文件是合同关系及履行过程的直接记录，需要双方协同确保其归档。

二、归档资料的质量核心要求

为确保资料的长期保存价值及合规性，合同应对归档文件的质量做出如下约束：

1.真实性与原始性：所有提交的申报资料及核心过程文件应为原件，确保内容真实有效，能够准确反映资质申报的全过程和实际情况。所有文件上的签字、盖章必须齐全，以证实其法律效力。

2.准确性与规范性：资料中的数据、参数和文字描述必须准确无误，与申报系统中的信息和最终提交的正式文件保持一致。文件的整理和立卷需符合《建设工程文件归档规范》(GB/T50328)等行业标准的要求，例如文字材料采用A4纸张，图纸按规定折叠等。

三、资料的移交、保管与保密条款

这是合同中关于资料流转和处理的核心部分：

1.移交时间：乙方应在合同约定的服务全部完成（例如，资质申报成功或合同终止）后的特定期限内（通常建议为15至30个自然日），将归由其保管的全部过程资料整理成册，并移交给甲方。

2.保管与使用权：合同应明确，由甲方提供的所有基础资料，其所有权归甲方。在服务期限内，乙方负有妥善保管上述资料的义务，并在合同终止后，除双方另有约定外，应将所有相关资料（包括原件和复印件）归还甲方。

3.保密义务：由于资质申报涉及企业的核心技术信息与商业秘密，合同中必须有独立的保密条款。该条款应明确，双方对在合同履行期间知悉的对方未公开信息负有保密责任，且此义务不因合同的终止而失效。这直接保障了甲方企业信息的安全性。